Любое предприятие, которое дорожит своей репутацией, утвердит у себя правила делового общения. Как ни странно, основы делового общения являются важным компонентом бизнеса . Эти стандарты описывают общие правила, которые должны выполнять работники.
Существует три вида делового общения:
1. Деловое общение ''подчиненный-руководитель ''. Это касается делового общения подчиненного с руководителем. Необходимо выработать норму поведения по отношению к руководителю. Постарайтесь сделать руководителя своим союзником. А если вы неверно выстроите взаимоотношения, то вы настроите его против себя, сделаете своим недоброжелателем.
Вам стоит в отношениях с руководителем придерживаться следующих норм и принципов:
- Вам надо стать опорой руководителя в создании доброжелательной атмосферы в коллективе. Руководителю нужна такая поддержка.
- Никогда не навязывайте точку зрения руководителю, не пытайтесь им командовать. У вас имеются предложения или замечания? Надо вежливо и тактично уметь их высказать.
- В отношении с руководителем забудьте категорический тон. Вечно поддакивающий работник быстро надоедает, а всегда говорящий "нет" раздражает.
- Не изменяйте своим принципам и имейте устойчивый характер.
- Нельзя "через голову" обращаться по рабочим вопросам к руководителю вашего руководителя. Ваш непосредственный начальник в этом случае потеряет свой авторитет, а вы прослывете человеком, пренебрегающим мнением начальника или сомневающимся в его компетентности. В лице непосредственного руководителя вы приобретете врага.
2. Деловое общение "руководитель-подчиненный". Это касается общения руководителя и подчиненного.
К формам распоряжения относятся: просьба, приказ, запрос и т. д. Приказ чаще применяют в отношении неисполнительных сотрудников. Просьба применяется, если отношения между руководителем и подчиненным носят доверительный характер. При такой форме сотруднику легче обозначить проблему и ее решения. Именно отношения руководителя к подчиненным и определяют весь характер делового общения, нравственно-психологический климат в коллективе. Определим некоторые элементы общения:
- Если сотрудник не исполнил распоряжения руководителя, то нужно не только дать понять, что руководителю известно об этом, но и сделать подчиненному соответствующее замечание. Иначе, это может показать, что невыполнение своих обязанностей ненаказуемо.
- При необходимости критике подвергайте действия и поступки, а никак не личность сотрудника.
- Руководителю не стоит давать советы подчиненному, как поступать в личных делах.
- Если руководитель по какой-либо причине не владеет ситуацией, то не стоит давать сотрудникам возможности заметить это. Надо постараться сохранить их уважение.
- Руководитель должен быть справедливым. Один из принципов: за большие заслуги – большее вознаграждение. Руководитель должен поощрять свой коллектив.
- Прекрасно выполнил подчиненный свою работу – поощрите его не только материально, но и морально. Лишним не будет еще раз его похвалить. У подчиненного должно укрепляться чувство собственного достоинства.
3. Деловое общение "между сотрудниками". Это общение между равными сотрудниками. Дело весьма непростое общаться с равными по статусу коллегами из других отделов. Нужно найти подходящий тон, манеры поведения. Особенно это важно для общения внутри коллектива одной организации. Именно такие коллеги являются соперниками в карьерном росте с одной стороны, а с другой стороны вы вместе принадлежите к команде общего управляющего. Уважайте коллегу.
- Необходимо четко разделить обязанности и ответственность в выполнении общей работы.
- Никогда не преувеличивайте свои деловые возможности, не давайте пустых обещаний. Если вы не сможете их выполнить, даже если на это были объективные причины, вам будет неудобно. На работе не стоит выспрашивать о личных делах и проблемах. Не лезьте человеку в душу.